Lorsqu’une entreprise change de cabinet, le courrier déontologique informe l’expert-comptable qui la suivait jusque-là. Cette démarche écrite reste nécessaire même si les relations entre le client et son ancien cabinet sont tendues.
Le nouvel intervenant doit aussi examiner les honoraires, les engagements antérieurs et les risques de conflit d’intérêts. Un modèle de courrier bien préparé facilite les échanges sans remplacer les obligations professionnelles.
A retenir :
- Information écrite du prédécesseur avant l’acceptation de la mission
- Vérification des conventions d’honoraires et des sommes contestées
- Protection du secret professionnel et des intérêts du client
- Recours au conseil régional de l’Ordre en cas de désaccord
Courrier déontologique de reprise : règles et mentions obligatoires
Cette démarche devient plus simple lorsque son objectif est posé clairement : organiser une reprise loyale, sans prendre parti dans un différend commercial.
Informer l’ancien expert-comptable avant la mission
Selon l’Ordre des experts-comptables, le professionnel appelé à remplacer un confrère doit l’en informer avant d’accepter la mission. Cette règle de déontologie comptable s’applique même si le client affirme ne plus être suivi ou si la relation est dégradée.
Le courrier doit identifier les parties, préciser la mission envisagée et demander les éléments utiles à sa reprise. Il ne doit pas divulguer les informations confidentielles du client sans son accord, car le secret professionnel demeure central.
Un dirigeant qui change de cabinet peut autoriser la transmission des pièces nécessaires, sans pour autant justifier chaque grief formulé contre son ancien prestataire. Selon Légifrance, les règles applicables encadrent cette relation entre confrères et la reprise de mission.
Mentions utiles pour la reprise :
- Coordonnées professionnelles du cabinet entrant et du prédécesseur
- Identification de l’entreprise cliente et de son représentant légal
- Nature de la mission envisagée et date souhaitée de prise d’effet
- Demande de transmission des pièces avec accord du client
« Le meilleur moyen de calmer un peu le jeu est d’appeler le confrère. Généralement, cela passe mieux. »
Échange professionnel publié sur ComptaOnline
Un appel peut faciliter le dialogue, mais il ne remplace jamais l’avis écrit. La situation financière du dossier demande ensuite un examen distinct, notamment lorsque des honoraires restent dus.
Honoraires impayés et désaccords : conduite à tenir
Une fois l’information transmise, l’analyse des honoraires permet de distinguer une dette contestée d’un simple retard de règlement.
Vérifier la convention et les sommes réclamées
Selon les règles déontologiques citées par l’Ordre, le repreneur doit s’efforcer d’obtenir une preuve de règlement lorsque les honoraires découlent d’une convention conforme. L’impayé ne bloque donc pas automatiquement toute reprise, mais il appelle des vérifications avant le début des travaux.
Le nouvel expert-comptable peut demander au client la convention, les factures et les échanges relatifs à leur contestation. Il évite ainsi de traiter comme une dette certaine une somme dont le principe ou le montant fait l’objet d’un désaccord.
Lecture pratique des situations :
- Honoraires réglés : demande de confirmation et organisation de la transmission
- Honoraires dus sans contestation : recherche d’une preuve de paiement
- Honoraires contestés : signalement au conseil régional de l’Ordre
- Accord non trouvé : attente de l’arbitrage avant le démarrage concerné
| Situation constatée | Précaution à prendre |
|---|---|
| Factures réglées | Conserver les justificatifs communiqués par le client |
| Sommes dues au titre d’une convention régulière | Demander une preuve de règlement avant d’engager les travaux |
| Montant ou prestation contestés | Saisir le conseil régional pour examiner le différend |
| Absence d’accord entre les parties | Formuler les réserves nécessaires et attendre l’issue de la procédure |
« Le non-paiement du confrère n’est pas un frein automatique à la reprise. En cas de contestation des honoraires, il faut demander l’arbitrage du conseil régional. »
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Cette prudence protège le client autant que les professionnels concernés. Elle conduit aussi à examiner les autres risques de la reprise, notamment l’indépendance et la confidentialité.
Modèle de courrier déontologique et cas d’usage
Après ces vérifications, un courrier factuel aide à formaliser la démarche et à garder une trace des échanges sans aggraver le conflit.
Adapter le modèle aux circonstances du dossier
Un modèle de courrier doit rester sobre : il annonce la sollicitation du client, précise la mission envisagée et demande les informations utiles à la continuité du dossier. Il ne comporte ni accusation ni jugement sur la qualité du travail précédent.
Exemple de formulation : « Notre cabinet a été sollicité par votre client pour une mission de tenue comptable. Sous réserve de son accord concernant la transmission des pièces, nous vous informons de cette demande et vous invitons à nous signaler tout élément utile à une reprise ordonnée. »
Cette formulation doit être adaptée à la mission réelle et aux règles de l’Ordre des experts-comptables. Selon le conseil régional concerné, des formulaires spécifiques peuvent aussi être requis pour certains différends ou certaines demandes.
Repères de rédaction du courrier :
- Objet explicite : information de reprise d’une mission comptable
- Ton neutre, professionnel et dépourvu de reproches personnels
- Accord du client pour les documents couverts par confidentialité
- Conservation d’une copie datée et des justificatifs d’envoi
Prévenir le conflit d’intérêts et préserver la confidentialité
Un conflit d’intérêts peut apparaître si le repreneur entretient un lien personnel ou professionnel avec l’une des parties. Il doit alors apprécier son indépendance et, si nécessaire, solliciter l’instance ordinale avant d’accepter le dossier.
Dans un échange professionnel publié sur ComptaOnline, un collaborateur explique que son responsable avait appelé le confrère et rappelé au client l’obligation d’information. Cette expérience illustre une approche utile, à condition de ne pas confondre dialogue et remplacement de la lettre.
« La tension existante entre le client et le confrère ne nous regarde pas. Il faut vérifier que le départ ne vise pas à éluder les obligations du client. »
Échange professionnel publié sur ComptaOnline
« Les tensions personnelles ne dispensent pas de cette règle. Le contact téléphonique ne remplace pas l’obligation écrite. »
Échange professionnel publié sur ComptaOnline
| Cas d’usage | Réponse adaptée |
|---|---|
| Changement de cabinet sans litige connu | Informer le prédécesseur et organiser la transmission avec l’accord du client |
| Relations tendues entre client et confrère | Maintenir un ton neutre et respecter la même procédure écrite |
| Ancienne mission déclarée terminée | Vérifier les engagements et honoraires encore éventuellement dus |
| Doute sur l’indépendance du repreneur | Évaluer le risque et demander conseil à l’instance ordinale |
Une reprise solide repose ainsi sur une information traçable, un examen loyal des honoraires et une attention constante au secret professionnel. Lorsque le dossier présente une difficulté particulière, l’échange avec le conseil régional permet de sécuriser la démarche avant l’entrée en fonction.
Source : Code de déontologie des professionnels de l’expertise comptable, Ordre des experts-comptables ; textes réglementaires disponibles sur Légifrance ; échanges professionnels publiés sur ComptaOnline.